2. Nástroje pro usnadnění práce na PC 

2.1 Sada Microsoft Office

Aktuální verze Microsoft Office nese název Office 2010, která je na trhu k dispozici v několika edicích lišících se:

  • počtem a typem obsažených programů,

  • orientací na různé uživatelské skupiny,

  • cenou a způsobem prodeje.

Microsoft Office 2010

Ve všech edicích jsou ale zastoupeny tři výše zmíněné typy programů potřebné pro nejčastější kancelářské úkony související s podnikatelskou činností. Konkrétně jde o textový editor Word, tabulkový kalkulátor Excel a program PowerPoint, který slouží k práci s prezentacemi.

Pro potřeby začínajících podnikatelů resp. všeobecně živnostníků a menších firem je nejvhodnější edice Office 2010 Home & Business (na českém trhu též dostupná pod názvem Office 2010 pro podnikatele).

K programům Word, Excel a PowerPoint přidává ještě dva další:

  • Outlook – program pro příjem a odesílání e-mailů a archivaci elektronické korespondence. Spolupracuje takřka s libovolnou e-mailovou službou (všemi běžně používanými v České republice). Samozřejmostí je prohledávání uložené korespondence a ochrana před nevyžádanými reklamními e-maily (tzv. spam). Outlook zároveň vedle adresáře kontaktů disponuje integrovaným kalendářem pro plánování času. Umožňuje zaznamenávat schůzky, události i úkoly a dle nastavení na ně včas upozornit.

  • OneNote – elektronický poznámkový blok pro vytváření poznámek a jejich efektivní správu. Umožňuje například poznámky třídit do různých skupin, navzájem propojovat související poznámky nebo prohledávat uložené poznámky s cílem najít konkrétní informaci. Poznámky nemusí být jen striktně textové povahy, lze pracovat například i s obrázky a fotografiemi, zvukovými nahrávkami nebo videonahrávkami.

Pokud má podnikatel pochybnosti, jestli tato edice bude pro něj vyhovující nebo jestli placená kancelářská sada je o tolik lepší než bezplatné alternativy (viz dále), lze si zdarma stáhnout zkušební verzi, kterou je možné používat po dobu 30 dnů (jinak plně funkční). Stahovat lze z této internetové adresy.

Nahoru

Sadu Office 2010 Home & Business je možné zakoupit za těchto podmínek:

  • Samostatně v krabici s instalačním DVD – v tomto případě lze sadu najednou používat na dvou počítačích. Musí se však jednat o kombinaci počítače stolního a počítače přenosného. Sadu pořízenou v krabici lze přenášet mezi počítači (například odinstalovat ze starého počítače a nainstalovat na nový).

  • Samostatně v podobě karty s klíčem – vyžaduje počítač, který byl dodán se soubory připravenými k instalaci Office 2010. K instalaci pak stačí zadat klíč představující řetězec číslic a písmen. V tomto případě lze sadu používat pouze na tomto jednom konkrétním počítači a není možné ji přenášet mezi počítači (např. ze starého počítače na nově pořízený počítač).

  • S novým počítačem za zvýhodněnou cenu – zde platí, že sadu je možné používat výhradně na počítači, s nímž byla pořízena. I v tomto případě ji není možné přenášet mezi počítači (např. při výměně starého počítače za nový).

Byť pořízení Office 2010 Home & Business je ve druhém a třetím případě levnější, nejvýhodnější je pro drobné podnikatele první možnost – zakoupení samostatně v krabici s instalačním DVD. 

Licenční podmínky tzv. krabicové verze podnikateli dovolují:

  • jednu zakoupenou kopii nainstalovat na stolní počítač i přenosný počítač zároveň,

  • při výměně starého počítače sadu odinstalovat a znovu nainstalovat na počítač nový.

Nedodržení výše uvedených podmínek je porušením licenčního ujednání a tedy i autorského zákona, za které mohou být podnikatelé potrestáni.

Podnikatelé též mohou být potrestání za užívání sady Office 2010 Home & Student (Office 2010 pro domácnosti a studenty), jejíž licenční podmínky vylučují jakékoliv komerční využití a to třeba i v rámci domácí kanceláře.